Aviso de privacidad

Introducción

Gardenia Technologies brinda servicios exclusivamente a entidades corporativas y asumimos que accederá a nuestro sitio web o interactuará con nosotros en nombre de una entidad corporativa. Usamos sus datos personales para mejorar su experiencia al usar el sitio web, para proporcionar y mejorar los servicios y para cumplir con los requisitos legales y comerciales en el transcurso de nuestra actividad corporativa. Al acceder al sitio web y/o utilizar los Servicios, usted acepta la recopilación y el uso de la información de acuerdo con este Aviso de privacidad. Dichos datos personales se recopilarán en relación con su relación con una o más entidades corporativas que estén o puedan celebrar un contrato con nosotros y no se utilizarán para ofrecerle servicios como consumidor.

Las disposiciones adicionales que se aplican a las relaciones con los empleados, consultores y contratistas se establecen en la adición correspondiente al presente documento.

Principios

Este aviso describe:

• qué información recopilamos sobre usted;
• cómo obtenemos sus datos personales;
• cómo utilizamos sus datos personales;
• con quién compartimos sus datos personales;
• cuánto tiempo conservamos sus datos personales;
• disposiciones relacionadas con la transferencia y divulgación de sus datos personales;
• cómo protegemos la seguridad de sus datos personales;
• sus derechos con respecto al uso que hacemos de su información;
• cómo ponerse en contacto con nosotros.

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Interpretación y definiciones

Interpretación

Las palabras cuya letra inicial está en mayúscula tienen significados definidos en las siguientes condiciones. Las siguientes definiciones tendrán el mismo significado independientemente de si aparecen en singular o en plural.

Definiciones

Para los fines de este Aviso de privacidad:

• «Cuenta» se refiere a una cuenta única creada para que Usted acceda a nuestros Servicios o partes de nuestro Servicio o para recibir cierta información de nuestra parte.
• «Empresa» (denominada «la Compañía», «Nosotros», «Gardenia», «Nos» o «Nuestro» en el presente Acuerdo) hace referencia a Gardenia Technologies, una sociedad constituida en Inglaterra y Gales con el número 10047691, con domicilio social en 10 Orange Street, Londres, WC2H 7DQ y domicilio social en Fivefields, 8-10 Grosvenor Gardens, Londres, SW1W 0DH.
• «Galletas» son pequeños archivos que un sitio web coloca en su computadora, dispositivo móvil o cualquier otro dispositivo y que contienen los detalles de su historial de navegación en ese sitio web, entre sus muchos usos.
• «País» se refiere al Reino Unido.
• «Leyes de protección de datos» se refiere al GDPR del Reino Unido y al Reglamento de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas de 2003 (PECR), junto con cualquier legislación de protección de datos relevante y aplicable en vigor en las jurisdicciones en las que opera Gardenia, incluido el GDPR de la UE.
• «Dispositivo» se refiere a cualquier dispositivo que pueda acceder al Sitio web y/o a los Servicios, como un ordenador, un teléfono móvil o una tableta digital.
• «Datos personales» es cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable, tal como se define en el RGPD del Reino Unido.
• «Servicio» se refiere a cualquiera de los servicios proporcionados por Gardenia Technologies Limited.
• «Proveedor de servicios externo» se refiere a cualquier persona física o jurídica que procese los datos en nombre de la Compañía. Se refiere a terceras empresas o personas empleadas por la Compañía para facilitar el Servicio, prestar el Servicio en nombre de la Compañía, prestar servicios relacionados con el Servicio o ayudar a la Compañía a analizar cómo se utiliza el Servicio.
• «GDPR DEL REINO UNIDO» se refiere a toda la legislación aplicable en materia de protección de datos y privacidad que esté en vigor de vez en cuando en el Reino Unido, incluida la Ley de Protección de Datos de 2018, en su versión modificada, y el Reglamento de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas de 2003 (SI 2003/2426), en su versión modificada.
• «Datos de uso» se refiere a los datos recopilados automáticamente, ya sea generados por el uso de los Servicios o desde la propia infraestructura del Servicio, o por el uso de Nuestro Sitio web (por ejemplo, la duración de una visita a la página).
• «Sitio web» se refiere al sitio web principal de la Compañía, accesible en https://gardeniatech.com/, que es propiedad de Gardenia Technologies Limited y está operada por o en nombre de Gardenia Technologies Limited.
• «Tú» se refiere a la persona que accede o utiliza el Servicio, o la empresa u otra entidad legal en nombre de la cual dicha persona accede o utiliza el Servicio, según corresponda.

Recopilación y uso de sus datos personales

Tipos de datos recopilados

Datos personales

Al utilizar nuestros servicios o acceder a nuestro sitio web, es posible que le pidamos que nos proporcione cierta información de identificación personal que se puede utilizar para contactarlo o identificarlo. La información de identificación personal puede incluir, pero no se limita a:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre y apellidos
• Dirección, código postal, ciudad, país
• Datos de uso
• Geolocalización aproximada (de servicios de análisis de terceros)

Datos de uso

Los datos de uso se recopilan automáticamente al acceder a los sitios web o se pueden recopilar automáticamente al utilizar los Servicios.

Los datos de uso pueden incluir información como la dirección de protocolo de Internet de su dispositivo (por ejemplo, la dirección IP), el tipo de navegador, la versión del navegador, las páginas de nuestro sitio web o del servicio que visita, la hora y fecha de su visita, el tiempo dedicado a esas páginas, los identificadores únicos del dispositivo y otros datos de diagnóstico.

Cuando accede al Sitio web o a los Servicios mediante o a través de un dispositivo móvil, podemos recopilar cierta información automáticamente, que incluye, entre otros, el tipo de dispositivo móvil que utiliza, la ID única de su dispositivo móvil, la dirección IP de su dispositivo móvil, su sistema operativo móvil, el tipo de navegador de Internet móvil que utiliza, los identificadores de dispositivo únicos y otros datos de diagnóstico.

También podemos recopilar información

• que su navegador envía cada vez que visita nuestro sitio web o nuestros servicios o cuando accede al sitio web o los servicios por o a través de un dispositivo móvil
• que se origina en su interacción con nosotros en las plataformas de redes sociales utilizando su cuenta de redes sociales, según las limitaciones establecidas en la configuración de privacidad de dicha cuenta de redes sociales.

Fuente de información

Recopilaremos información sobre usted de las siguientes fuentes:

• De usted directamente;
• De cookies u otros análisis similares en nuestro sitio web
• Desde las plataformas de redes sociales que utiliza para interactuar con nosotros, dentro de los límites establecidos en la configuración de privacidad correspondiente;
• De servicios de análisis de terceros.

Tecnologías de seguimiento y cookies

Usamos cookies y tecnologías de seguimiento similares para rastrear la actividad en nuestro sitio web y almacenar cierta información. Las tecnologías de seguimiento utilizadas son balizas, etiquetas y scripts para recopilar y rastrear información y para mejorar y analizar nuestro sitio web. Las tecnologías que utilizamos pueden incluir:

• Cookies o cookies del navegador. Una cookie es un archivo pequeño que se coloca en su dispositivo. Puede indicar a su navegador que rechace todas las cookies o que indique cuándo se envía una cookie. Sin embargo, si no acepta las cookies, es posible que no pueda utilizar algunas partes de nuestro sitio web. Las cookies no esenciales (como las cookies de funcionalidad y de análisis) solo se implementarán después de que haya otorgado su consentimiento específico, informado y afirmativo a través de nuestra herramienta específica de preferencias de cookies.
• Balizas web. Ciertas secciones de nuestro sitio web y nuestros correos electrónicos pueden contener pequeños archivos electrónicos conocidos como balizas web (también denominados gifs transparentes, etiquetas de píxeles y gifs de un solo píxel) que permiten a la Compañía, por ejemplo, contar los usuarios que han visitado esas páginas o abierto un correo electrónico y para otras estadísticas relacionadas con el sitio web (por ejemplo, registrar la popularidad de una determinada sección y verificar la integridad del sistema y el servidor)
• Servicios de análisis (p. ej. Google Analytics) proporcionados por terceros, informar sobre el tráfico y el uso del sitio web, con el fin de crear informes que proporcionen información sobre la interacción de los usuarios con nuestro sitio web.

Las cookies pueden ser cookies «persistentes» o de «sesión». Las cookies persistentes permanecen en su computadora personal o dispositivo móvil cuando se desconecta, mientras que las cookies de sesión se eliminan tan pronto como cierra su navegador web. Puede obtener más información sobre las cookies aquí: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-pecr/cookies-and-similar-technologies/. Usamos cookies de sesión y persistentes para los fines que se detallan a continuación:

Bloquear o restringir las cookies

Puede detener el uso de cookies en su dispositivo activando la configuración de su navegador que le permite bloquear el despliegue de todas o algunas cookies.

Por favor visite Todo sobre las cookies | Privacidad en línea y seguridad digital para saber cómo hacerlo. Tenga en cuenta que si utiliza la configuración de su navegador para bloquear las cookies, es posible que no pueda acceder a todo nuestro sitio o a partes de él.

Uso de sus datos personales

Gardenia puede utilizar los datos personales para los siguientes fines:

• Para trabajar con usted en propuestas y transacciones dirigidas a la entidad corporativa en nombre de la cual actúa, incluidas:
  • Compartir datos corporativos y redactar documentos;
  • Para el desarrollo y la calibración de análisis y algoritmos;
  • Para cumplir con nuestras obligaciones legales y establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales;‍
• Para proporcionar y mantener nuestros Servicios, incluso para supervisar el uso de nuestro sitio web y de los servicios.‍
• Para administrar tu cuenta: para gestionar su registro como usuario de los Servicios. Los datos personales que proporcione pueden darle acceso a diferentes funcionalidades de los Servicios que están disponibles para usted como usuario registrado.‍
• For the performance of a contract: the development, compliance and undertaking of the purchase contract for the products, items or services You have purchased or of any other contract with Us through the Services or otherwise‍
• To contact You: To contact You by email, telephone calls, SMS, or other equivalent forms of electronic communication, such as a mobile application's push notifications regarding updates or informative communications related to the functionalities, products or contracted services, including the security updates, when necessary or reasonable for their implementation.‍
• To provide You with news, special offers and general information about other goods, services and events which we offer that are similar to those that you have already purchased or enquired about unless You have opted not to receive such information.‍
• To manage Your requests: To attend and manage Your requests to Us.‍
• For business transfers: We may use Your information to evaluate or conduct a merger, divestiture, restructuring, reorganisation, dissolution, or other sale or transfer of some or all of Our assets, whether as a going concern or as part of bankruptcy, liquidation, or similar proceeding, in which Personal Data held by Us about our Service users is among the assets transferred.‍
• For other purposes: We may use Your information for other purposes, such as data analysis, identifying usage trends, determining the effectiveness of our promotional campaigns and to evaluate and improve our Service, products, services, marketing and your experience, and for those other purposes that you may have agreed with Us.

Who we share information with

We may share Your personal information in the following situations:

• With Service Providers: We may share Your personal information with Service Providers to monitor and analyse the use of our Service, or to contact You.
• With Affiliates: We may share Your information with Our affiliates, in which case we will require those affiliates to honour this Privacy Notice. Affiliates include Our parent company and any other subsidiaries, joint venture partners or other companies that We control or that are under common control with Us.
• With business partners: We may share Your information with Our business partners to offer You certain products, services, or promotions.
• With other users: when You share personal information or otherwise interact in the public areas with other users, such information may be viewed by all users and may be publicly distributed outside.
• With Your consent: We may disclose Your personal information for any other purpose with Your consent.

Some of the above third parties could be based outside the UK.

If we transfer Your Personal Data outside the United Kingdom (UK) or the European Economic Area (EEA), We take all reasonable steps to ensure that your data is treated securely and that a similar degree of protection is afforded to it. We rely on the following mechanisms to ensure all transfers are lawful and protected under the UK GDPR:

• Adequacy Regulations: We transfer data to countries that the UK Government (for UK data)or the European Commission (for EEA data) has officially determined provide an adequate level of data protection.
• Appropriate Safeguards: We use legally approved contractual safeguards, which include the International Data Transfer Agreement (IDTA) or the UK Addendum to the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) for UK transfers, or the Standard Contractual Clauses (SCCs) forEU/EEA transfers.
• Specific Derogations: We rely on an exception (derogation) set out in the UK GDPR only where appropriate and strictly necessary, such as where we have Your explicit consent or where the transfer is essential for the performance of a contract with You.

In all cases where safeguards are used, We conduct necessary transfer risk assessments and, where required, implement supplementary technical and organisational measures to ensure your data remains protected. Further details on the specific safeguards used are available upon request.

Retention of Your Personal Data

For data gathered during your access to Our Website

We retain records that are subject to statutory or regulatory retention requirements (e.g., financial, tax, or legal liability records) for the specific period mandated by the relevant law. Where no specific period is defined, the retention period will be determined based on the statute of limitations for potential legal claims. Data that is no longer necessary, such as contact details, can be deleted upon request and with the Company's agreement.

The Company will also retain Usage Data for internal analysis purposes. Usage Data is generally retained for a shorter period of time, except when this data is used to strengthen the security or to improve the functionality of Our Service, or We are legally obligated to retain this data for longer time periods.

For data gathered in the course of our provision of Services to our customers

Gardenia will retain Your Personal Data:

• for at least five years after Your employer has ended its relationship with Gardenia; or
• for the specific period mandated by the relevant law for required records (e.g., financial, tax, or legal liability records).

Where no specific period is defined by law, the retention period will be determined based on the statute of limitations for potential legal claims. Data that is not needed, such as contact details, can be deleted with the agreement of the Company on request.

Transfer of Your Personal Data

Your information, including Personal Data, is processed at the Company's operating offices and in any other places where the parties involved in the processing are located. It means that this information may be transferred to — and maintained on — computers located outside of Your country or other governmental jurisdiction where the data protection laws may differ from those in Your jurisdiction.

Your consent to this Privacy Notice followed by Your submission of such information represents Your agreement to that transfer.

The Company will take all steps reasonably necessary to ensure that Your data is treated securely and in accordance with this Privacy Notice and no transfer of Your Personal Data will take place to an organisation or a country unless there are adequate controls in place including the security of Your data and other personal information.

Disclosure of Your Personal Data

Business Transactions

If the Company is involved in a merger, acquisition or asset sale, Your Personal Data may be transferred. We will provide notice before Your Personal Data is transferred and becomes subject to a different Privacy Notice.

Law enforcement

Under certain circumstances, the Company may be required to disclose Your Personal Data if required to do so by law or in response to valid requests by public authorities (e.g. a court or a government agency).

Other legal requirements

The Company may disclose Your Personal Data in the good faith belief that such action is necessary to:

• Comply with a legal obligation
• Protect and defend the rights or property of the Company
• Prevent or investigate possible wrongdoing in connection with the Service
• Protect the personal safety of Users of the Service or the public
• Protect against legal liability

Security of Your Personal Data

The security of Your Personal Data is important to Us but remember that no method of transmission over the Internet, or method of electronic storage is 100% secure. While We strive to use commercially acceptable means to protect Your Personal Data, We cannot guarantee its absolute security.

Your rights regarding your information

You have rights under data protection law in relation to our use of Your information, including to:

• Request access to Your information, of which You can do by contacting Gardenia Technologies;
• Update or amend Your information if it is inaccurate or incomplete;
• Object to certain uses of Your information (which includes processing for direct marketing purposes, processing based on legitimate interests or the performance of a task in the public interest/exercise of official authority (including profiling) and processing for purposes of scientific or historical research and statistics) on grounds relating to Your particular situation;
• Request the deletion of Your information, or restrict its use, in certain circumstances (for example You can request that we erase Your information where the information is no longer necessary for the purpose for which it was collected (unless certain exceptions apply));
• Withdraw any consents You have provided in respect of Our use of Your information;
• Request the return of information You have provided to Us, to use for Your own purposes (often called your right to data portability) where the processing is based on Your consent or for the performance of a contract; and the processing is carried out by automated means; and
• To lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO).

More information about these rights can be found at https://ico.org.uk/for-the-public/. If You have any questions about these rights, or You would like to exercise any of them, please contact Gardenia – additional details of how to get in touch are set out in section 'How to contact us' below.

Children's Privacy

Given the corporate focus of our Services, the collection of data from children is not expected. Should We discover We require consent for an individual under 13 whose data We unintentionally collected, We will require parental consent before using that information.

Links to Other Websites

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Changes to this Privacy Notice

We may update Our Privacy Notice from time to time. We will notify You of any changes by posting the new Privacy Notice on this page.

We will let You know via email and/or a prominent notice on Our Service, prior to the change becoming effective and update the "Last updated" date at the top of this Privacy Notice.

You are advised to review this Privacy Notice periodically for any changes. Changes to this Privacy Notice are effective when they are posted on this page.

Contact Us

If you have any questions about this Privacy Notice, You can contact Us:

• By email: contact@gardeniatech.com
• By phone: +44 (0) 20 3384 4866
• By mail: Fivefields, 8-10 Grosvenor Gardens, London, SW1W 0DH

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